Acord de Prelucrare a Datelor (DPA)

Articolul 1 – Scopul Acordului

Prezentul Acord de Prelucrare a Datelor (“DPA”) face parte integrantă din Termenii și Condițiile ElionAI. Acesta reglementează modul în care ElionAI prelucrează datele cu caracter personal în numele Clientului, atunci când Platforma este utilizată pentru colectarea lead-urilor, programărilor sau altor informații introduse prin widgetul AI.

Articolul 2 – Părțile

În sensul prezentului acord:

• Clientul este Operatorul de Date.
• ElionAI este Persoană Împuternicită de Operator (Processor).

În situațiile în care ElionAI prelucrează propriile date privind administrarea conturilor, abonamentelor și licențelor, ElionAI acționează în calitate de Operator, conform Politicii de Confidențialitate.

Articolul 3 – Obiectul Prelucrării

ElionAI va prelucra date exclusiv pentru furnizarea serviciilor contractate. Prelucrarea poate include:

• colectarea datelor;
• stocarea acestora;
• organizarea și afișarea în Dashboard;
• transmiterea notificărilor automate;
• restaurarea din backup;
• ștergerea datelor la solicitarea Clientului sau la încetarea serviciilor, conform politicilor aplicabile.

Articolul 4 – Categorii de Date

În funcție de configurarea realizată de Client, Platforma poate prelucra:

• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• informații privind programările;
• conținutul formularelor completate de utilizatori;
• alte informații introduse voluntar de utilizatori.

ElionAI nu solicită în mod intenționat categorii speciale de date cu caracter personal. Clientul are obligația de a configura Platforma astfel încât să nu colecteze date care nu sunt necesare activității sale.

Articolul 5 – Categorii de Persoane Vizate

Datele pot aparține:

• potențialilor clienți ai Clientului;
• reprezentanților persoanelor juridice;
• persoanelor care solicită informații;
• persoanelor care solicită o programare;
• altor utilizatori ai website-ului Clientului.

Articolul 6 – Durata Prelucrării

Datele sunt prelucrate pe durata existenței relației contractuale dintre Client și ElionAI. După încetarea contractului, datele vor fi șterse sau anonimizate, cu excepția situațiilor în care legislația impune păstrarea lor sau acestea se află temporar în copii de siguranță (backup), caz în care vor fi eliminate conform ciclului normal de retenție.

Articolul 7 – Instrucțiunile Clientului

ElionAI va prelucra datele numai pe baza instrucțiunilor documentate primite de la Client, cu excepția situațiilor în care legislația impune o altă obligație. Clientul este responsabil pentru legalitatea prelucrării și pentru informarea persoanelor vizate.

Articolul 8 – Obligațiile ElionAI

ElionAI se obligă să:

• prelucreze datele exclusiv pentru furnizarea serviciului;
• asigure confidențialitatea persoanelor care au acces la date;
• implementeze măsuri tehnice și organizatorice rezonabile de securitate;
• sprijine Clientul, în măsura posibilului, în îndeplinirea obligațiilor prevăzute de GDPR;
• informeze Clientul fără întârzieri nejustificate dacă ia cunoștință de un incident de securitate care afectează datele prelucrate în numele acestuia;
• respecte obligațiile prevăzute de prezentul Acord.

Articolul 9 – Obligațiile Clientului

Clientul declară și garantează că:

• are un temei legal pentru colectarea datelor;
• informează persoanele vizate conform GDPR;
• stabilește perioada de păstrare a datelor colectate prin Platformă;
• răspunde de conținutul informațiilor colectate;
• nu utilizează Platforma pentru activități ilegale sau pentru prelucrarea unor date fără bază legală.

Articolul 10 – Măsuri de Securitate

ElionAI implementează măsuri rezonabile de securitate, care pot include:

• criptarea comunicațiilor prin HTTPS/TLS;
• parole protejate prin algoritmi de hash (de exemplu, Argon2id);
• autentificare în doi pași (2FA), dacă este activată;
• controlul accesului la infrastructură și monitorizarea incidentelor;
• copii de siguranță și actualizări regulate ale componentelor software;
• limitarea accesului la date doar pentru personalul autorizat.

Măsurile sunt revizuite periodic și pot fi actualizate în funcție de evoluția tehnologiei și a riscurilor de securitate.

Articolul 11 – Subprocesatori

Pentru furnizarea serviciilor, ElionAI poate utiliza subprocesatori (subcontractanți) care oferă servicii necesare funcționării Platformei. La data redactării prezentului acord, aceștia pot include, fără a se limita la:

• OpenAI; Groq;
• Supabase; Stripe; Google;
• Furnizorul VPS și furnizorul serviciilor de e-mail;
• Alți furnizori necesari funcționării Platformei.

ElionAI se asigură că subprocesatorii selectați oferă garanții adecvate privind protecția datelor. ElionAI poate modifica lista subprocesatorilor pe măsură ce Platforma evoluează. Atunci când ElionAI intenționează să adauge sau să înlocuiască un subprocesator, va actualiza lista publicată și, la cererea Clientului, îl va informa. Clientul are dreptul de a se opune, din motive rezonabile și justificate legate de protecția datelor, unei asemenea modificări; în lipsa unei soluții agreate, Clientul poate înceta utilizarea serviciului afectat.

Articolul 12 – Confidențialitatea

ElionAI garantează că persoanele autorizate să prelucreze datele cu caracter personal:

• sunt obligate să respecte confidențialitatea informațiilor;
• au acces doar la datele necesare îndeplinirii atribuțiilor;
• utilizează datele exclusiv pentru furnizarea serviciilor contractate.

Obligația de confidențialitate continuă și după încetarea colaborării cu ElionAI.

Articolul 13 – Solicitările Persoanelor Vizate

În cazul în care ElionAI primește direct o solicitare privind exercitarea drepturilor unei persoane vizate referitoare la date prelucrate în numele Clientului, aceasta va informa Clientul fără întârzieri nejustificate, cu excepția situațiilor în care legea interzice acest lucru. ElionAI va acorda asistență rezonabilă Clientului pentru soluționarea solicitărilor, în măsura în care acest lucru este posibil din punct de vedere tehnic și organizatoric.

Articolul 14 – Asistență privind Conformitatea GDPR

La solicitarea rezonabilă a Clientului, ElionAI va oferi informațiile necesare pentru a demonstra respectarea obligațiilor aplicabile persoanelor împuternicite, în limita informațiilor care pot fi furnizate fără a compromite securitatea Platformei sau confidențialitatea altor clienți.

Articolul 15 – Audit

Clientul poate solicita informații privind măsurile tehnice și organizatorice implementate de ElionAI. Orice audit sau verificare se va desfășura:

• cu notificare prealabilă, într-un interval rezonabil;
• fără afectarea funcționării Platformei;
• cu respectarea obligațiilor de confidențialitate;
• fără acces la datele altor clienți sau la informații considerate secrete comerciale.

În cazul solicitărilor excesive sau repetate, ElionAI poate percepe costurile rezonabile generate de desfășurarea auditului, în măsura permisă de lege.

Articolul 16 – Notificarea Incidentelor de Securitate

În cazul în care ElionAI ia cunoștință despre un incident de securitate care afectează datele prelucrate în numele Clientului, aceasta va informa Clientul fără întârzieri nejustificate. Notificarea va include, în măsura în care informațiile sunt disponibile:

• natura incidentului și categoriile de date afectate;
• măsurile adoptate pentru limitarea efectelor;
• recomandările privind măsurile ce pot fi adoptate de Client.

Articolul 17 – Returnarea și Ștergerea Datelor

La încetarea relației contractuale, Clientul poate solicita, în măsura în care funcționalitățile Platformei permit:

• exportul datelor;
• ștergerea datelor.

ElionAI va șterge datele după expirarea perioadelor necesare pentru backup și respectarea obligațiilor legale, cu excepția situațiilor în care legea impune păstrarea acestora.

Articolul 18 – Răspunderea

Fiecare parte răspunde pentru obligațiile care îi revin conform legislației aplicabile și prezentului acord. Clientul răspunde pentru legalitatea colectării datelor și pentru informarea persoanelor vizate. ElionAI răspunde pentru respectarea obligațiilor care îi revin în calitate de persoană împuternicită, în limitele prevăzute de lege și de prezentul acord.

Articolul 19 – Legea Aplicabilă

Prezentul acord este guvernat de legislația din România și de Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Orice litigiu va fi soluționat, cu prioritate, pe cale amiabilă, iar în caz de eșec, de instanțele competente din România.

Articolul 20 – Dispoziții Finale

Prezentul Acord de Prelucrare a Datelor completează Termenii și Condițiile și Politica de Confidențialitate ale Platformei ElionAI. În cazul unui conflict între prezentul acord și alte documente contractuale, dispozițiile prezentului acord vor prevala în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal.

Prin utilizarea Platformei și acceptarea Termenilor și Condițiilor, Clientul confirmă că a luat cunoștință de prezentul DPA și acceptă aplicarea acestuia.